Si alquilas un local comercial u oficina y repercutes al inquilino gastos como
Gastos repercutidos en el alquiler: cómo tributan en IVA y en retención de IRPF
Si alquilas un local comercial u oficina y repercutes al inquilino gastos como el IBI, la comunidad de propietarios, los suministros o las obras de conservación, tienes que saber una cosa desde el principio: esos gastos no son neutrales fiscalmente.
Dependiendo de cómo se facture y de quién figure como titular en cada recibo, esos importes pueden, o deben, sumarse a la base imponible del IVA y quedar sujetos a retención de IRPF. Y si no se hace bien, la diferencia la acaba pagando el arrendador: en liquidaciones complementarias, en inspecciones o en sanciones por ingresar de menos.
En este artículo de Medalva explicamos las reglas que aplica la Agencia Tributaria, la interpretación de la DGT que sigue vigente y la forma correcta de facturar cada concepto.
La clave está en quién paga la factura original: suplidos vs. gastos propios
Todo el tratamiento tributario de los gastos repercutidos en el alquiler gira en torno a una distinción que parece técnica pero tiene consecuencias prácticas muy directas: si un gasto es un suplido o es un gasto propio del arrendador que luego traslada al inquilino.
Qué es un suplido en el arrendamiento
Un suplido es un pago que el arrendador realiza en nombre y por cuenta del inquilino. Para que un gasto tenga esta consideración, la factura o el recibo debe estar emitido a nombre del inquilino (no del propietario) y el arrendador actúa simplemente como intermediario en el cobro.
En la práctica, esto es poco habitual en los arrendamientos de locales: lo más frecuente es que el agua, la luz y los demás suministros estén a nombre del propietario, que los paga directamente y luego los cobra al inquilino.
Qué ocurre cuando el gasto no es un suplido
Si las facturas de los suministros, la cuota de la comunidad de propietarios, el IBI o los gastos de obras están a nombre del arrendador y él los paga directamente, no estamos ante suplidos. Estamos ante gastos propios que el arrendador repercute al inquilino como parte del precio del arrendamiento.
Y eso tiene un tratamiento tributario concreto en IVA y en retención de IRPF que la DGT ha interpretado de forma consistente en varias consultas vinculantes: la más referenciada, la V1866/2008 de 16 de octubre de 2008, y la V2290/2006 de 16 de noviembre de 2006.
Tratamiento en IVA: los gastos repercutidos forman parte de la base imponible
El artículo 78 de la Ley 37/1992 del IVA establece que la base imponible de una prestación de servicios incluye todos los conceptos que el destinatario esté obligado a satisfacer al prestador, incluidos los gastos que el prestador haya soportado directamente en nombre del destinatario.
La conclusión es clara y ha sido confirmada por la DGT de forma reiterada: todos los gastos que el arrendador haya pagado directamente, y que luego cobre al inquilino, forman parte de la base imponible del IVA del arrendamiento, al tipo aplicable (21% en arrendamientos de locales comerciales y oficinas sujetos a IVA).
Esto incluye, entre otros:
- Cuota de la comunidad de propietarios
- IBI e impuestos municipales (tasa de basuras, etc.)
- Suministros de agua, luz y gas si están a nombre del arrendador
- Gastos de conservación y reparación que el propietario paga y repercute
- Gastos de seguro del inmueble si se trasladan al inquilino
La única excepción son los suplidos propiamente dichos: importes que el arrendador cobra en nombre y por cuenta del inquilino y que figuran a nombre de este en la factura original. En ese caso, quedan excluidos de la base imponible del IVA conforme al artículo 78.Tres.3.º de la LIVA.
Tratamiento en retención de IRPF: la base de retención incluye todos los conceptos
El artículo 100 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo (Reglamento del IRPF), regula las retenciones en los arrendamientos de inmuebles urbanos y establece que la retención se aplica sobre todos los conceptos que se satisfagan al arrendador, con exclusión del IVA.
Esto significa que la base de retención no se limita a la renta en sentido estricto: incluye también todos los gastos que el arrendador repercuta al inquilino, siempre que no tengan la consideración de suplidos.
El tipo de retención aplicable en 2025-2026 es del 19% con carácter general. Existe un tipo reducido del 15% para arrendadores que inicien su actividad de arrendamiento y cumplan los requisitos del artículo 101.5 del RIRPF (primeros dos años desde el inicio de actividad).
Tabla resumen: ¿cada gasto lleva IVA y retención?
Concepto | ¿Quién paga la factura? | ¿Base IVA? | ¿Base retención IRPF? |
Renta mensual | — | ✅ Sí (21%) | ✅ Sí (19%) |
IBI y tasas municipales | Arrendador | ✅ Sí | ✅ Sí |
Comunidad de propietarios | Arrendador | ✅ Sí | ✅ Sí |
Suministros (agua, luz, gas) a nombre del arrendador | Arrendador | ✅ Sí | ✅ Sí |
Suministros a nombre del inquilino (suplidos) | Inquilino | ❌ No | ❌ No |
Gastos de conservación y reparación | Arrendador | ✅ Sí | ✅ Sí |
Seguro del inmueble repercutido | Arrendador | ✅ Sí | ✅ Sí |
Internet / teléfono a nombre del arrendador | Arrendador | ✅ Sí | ✅ Sí |
Nota: Esta tabla aplica a arrendamientos de locales comerciales y oficinas sujetos a IVA. Los arrendamientos de vivienda están exentos de IVA (art. 20.Uno.23.º LIVA), aunque la retención de IRPF sigue aplicándose si el arrendador es persona física y el arrendatario es empresa o profesional obligado a retener.
Cómo debe reflejarse esto en la factura del arrendamiento
La factura mensual del arrendamiento debe reflejar por separado cada concepto que se cobra al inquilino, indicar la base imponible total (suma de renta + gastos repercutidos no suplidos), aplicar el IVA correspondiente sobre esa base y reflejar la retención de IRPF también sobre esa base excluido el IVA.
Un ejemplo práctico:
Concepto | Importe |
Renta mensual | 1.500,00 € |
IBI repercutido (prorrateado) | 80,00 € |
Comunidad de propietarios | 60,00 € |
Suministros (agua + luz) | 90,00 € |
Base imponible total | 1.730,00 € |
IVA 21% | 363,30 € |
Retención IRPF 19% | −328,70 € |
Total a pagar por el inquilino | 1.764,60 € |
El inquilino ingresará la retención en el Modelo 115 de forma trimestral. El arrendador declarará el importe íntegro (1.730 €) en su IRPF o IS y descontará la retención ya ingresada por el inquilino.
El error más frecuente: facturar solo la renta y olvidar los gastos
El error que vemos con más frecuencia en la revisión de expedientes es el siguiente: el arrendador factura la renta mensual correctamente con IVA y retención, pero los gastos repercutidos los cobra aparte, en un recibo o transferencia independiente, sin IVA y sin retención.
El resultado es una liquidación de IVA incompleta y una base de retención inferior a la real. Cuando la Agencia Tributaria cruza datos entre el Modelo 115 del inquilino y el IVA declarado por el arrendador, la discrepancia aparece.
Regularizarlo a posteriori implica liquidaciones complementarias, posibles recargos e intereses de demora. Hacerlo bien desde el principio no cuesta nada más.
Si tienes dudas sobre cómo estás facturando el arrendamiento de tu local u oficina, en Medalva revisamos tu situación y te decimos exactamente qué ajustar.
¿Necesitas revisar cómo estás facturando tu arrendamiento?
Si tienes un local o una oficina alquilada y no tienes claro si estás aplicando bien el IVA y la retención sobre los gastos que repercutes, lo más prudente es revisarlo antes de que lo detecte la AEAT.
En Medalva nos encargamos de revisar la situación fiscal de tu arrendamiento, ajustar la facturación si hay algo mal planteado y asegurarnos de que las liquidaciones trimestrales sean correctas desde el principio.
Preguntas frecuentes sobre gastos repercutidos en el alquiler
¿Puedo presentar solo la Seguridad Social y dejar Hacienda para después?
No es lo recomendable. Lo habitual es coordinar ambas altas para que coincidan con el inicio real de la actividad y evitar posibles inconsistencias administrativas.
¿El modelo 037 sirve siempre?
No. El modelo 037 es una versión simplificada y solo se utiliza en determinados supuestos. En muchos casos será necesario presentar el modelo 036, que es más completo.
¿Cuánto tarda el alta?
Si se dispone de toda la documentación, el trámite puede resolverse en poco tiempo. Aun así, es importante guardar siempre los justificantes de presentación por si fueran necesarios posteriormente.
¿Puedo darme de alta si aún no he emitido facturas?
Sí. De hecho, es lo habitual si vas a iniciar la actividad o necesitas declarar gastos previos relacionados con el negocio.
¿Puedo darme de alta y de baja varias veces al año?
Sí, es posible. No obstante, conviene analizar previamente el impacto en bonificaciones y fechas para evitar efectos negativos en la cotización o en posibles ayudas.
¿Necesito pagar IAE siendo autónomo?
Como persona física, en general estás exento del pago del Impuesto sobre Actividades Económicas. Sin embargo, es obligatorio darse de alta correctamente en la actividad a nivel censal.
¿Dónde puedo revisar mi situación una vez tramitado todo?
Puedes comprobar tu alta en Import@ss (Seguridad Social) y en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, accediendo con certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico.
¿Los gastos de comunidad que repercuto al inquilino llevan IVA?
Sí, siempre que estén a nombre del arrendador y sean pagados por él directamente. Al repercutirlos al inquilino forman parte de la base imponible del IVA del arrendamiento. La única excepción sería que la cuota de comunidad figure a nombre del inquilino y el arrendador actúe como simple intermediario en el cobro (suplido), lo cual es poco habitual en la práctica.
¿El IBI también entra en la base de retención del IRPF?
Sí. El artículo 100 del RIRPF no distingue entre conceptos: la retención recae sobre todos los importes que se satisfacen al arrendador, excluido el IVA. Si repercutes el IBI al inquilino, ese importe forma parte de la base de retención, igual que la renta. La consulta DGT V1866/2008 lo confirma expresamente.
¿Qué pasa si los suministros están a nombre del inquilino?
En ese caso sí estaríamos ante suplidos, y esos importes quedarían excluidos de la base imponible del IVA y de la base de retención de IRPF. Para que tenga esta consideración, la factura del suministro debe estar emitida a nombre del inquilino, no del propietario.
¿Este tratamiento aplica también en arrendamientos de vivienda?
El arrendamiento de vivienda está exento de IVA (artículo 20.Uno.23.º de la Ley del IVA), por lo que la cuestión de la base imponible del IVA no aplica. Sin embargo, si el arrendatario es una empresa o profesional obligado a retener, la retención de IRPF sí se aplica sobre la renta. En vivienda, los gastos repercutidos siguen la misma lógica respecto a la retención: si no son suplidos, forman parte de la base de retención.
¿Cuál es el tipo de retención en arrendamientos en 2025 y 2026?
El tipo general de retención en arrendamientos de inmuebles urbanos es del 19% desde 2016, y sigue vigente en 2025 y 2026. Existe un tipo reducido del 15% para arrendadores que inicien su actividad y cumplan los requisitos del artículo 101.5 del RIRPF (aplicable en el período impositivo de inicio de actividad y en los dos siguientes).
¿Qué modelo utiliza el inquilino para ingresar la retención?
El inquilino —siempre que sea empresa o profesional obligado a retener— ingresa las retenciones trimestralmente a través del Modelo 115 y presenta el resumen anual mediante el Modelo 180, en el que declara los datos identificativos del arrendador, el importe pagado y la retención practicada.
Contenido supervisado por Estrella Álvarez, CEO de Medalva y asesora fiscal.
