8 Obligaciones a tener en cuenta en empresas con trabajadores

Las empresas con trabajadores por cuenta ajena deben cumplir con ciertas obligaciones que se establecen en la legislación, normativas y convenios de afección a las relaciones laborales de la empresa y que tienen, como objetivos, mitigar y prevenir riesgos y abusos laborales.

Estas obligaciones van cambiando y matizándose cada año. El presente post pretende ayudaros a comprobar si vuestra empresa se encuentra al corriente en los siguientes aspectos para, en su caso, realizar las correcciones oportunas.

Obligaciones de todas las empresas:

• Acuerdo de Teletrabajo: todas las personas trabajadoras que vayan a prestar sus servicios en modalidad de teletrabajo tienen que firmar previamente un acuerdo con la empresa, que debe especificar todas las condiciones relacionadas con esta modalidad de actividad. El no establecimiento de una política de teletrabajo entre ambas partes puede suponer una sanción de hasta 7.500 euros.
• Calendario laboral anual: las empresas están obligadas a elaborar todos los años un calendario laboral que debe estar visible en cada centro de trabajo, a efectos de publicidad y conocimiento por las personas trabajadoras. El calendario se elabora una única vez al año, antes del inicio del año próximo, para que los trabajadores puedan consultar la información a partir del 1 de enero y debe recoger, al menos, los días laborables y los festivos. De no cumplir con esta obligación, la empresa incurriría en una infracción leve que puede ser sancionada con una multa de hasta 750 euros.
• Control del registro horario de los trabajadores: el control de presencia debe reflejar, como mínimo, los días de trabajo con la hora de inicio y fin de la jornada de todos los trabajadores, independientemente del tipo de jornada que tenga cada trabajador. Debe recoger, igualmente, las horas extra realizadas y también las que no se hayan realizado por el motivo que sea. La empresa está obligada a guardar el registro horario de los empleados durante cuatro años. El hecho de que se incumpla con esta obligación constituye una infracción grave sancionable con hasta 7.500 euros.
• Protocolo de Desconexión Digital: es el documento que se recogen la política interna y las medidas tomadas por la empresa para garantizar el derecho a la desconexión digital de todos sus empleados cuando se encuentren fuera del horario laboral. Hoy en día ya son muchos los convenios colectivos que regulan expresamente este derecho, pero el que no exista un convenio colectivo en la empresa o que el convenio de aplicación no lo regule, no se exime de la obligación de disponerlo y cumplirlo. El incumplimiento constituye una infracción grave que puede llevar aparejada una sanción de hasta 7.500 euros.
• Prevención de Riesgos Laborales: la prevención de riesgos laborales es obligatoria desde 1995 para cualquier empresa o autónomo con trabajadores contratados. Estas obligaciones corren a cargo del empresario, que debe ejecutarlas personalmente o derivarlas a una empresa privada de Prevención de Riesgos Laborales. Cualquier incumplimiento en materia de riesgos laborales por parte de una empresa constituye una infracción grave y puede suponer el establecimiento de una sanción de hasta 49.180 euros.
• Protocolo de Acoso: El protocolo de acoso laboral es una herramienta que recoge medidas preventivas y de denuncia para evitar y erradicar situaciones de mobbing en la empresa, sean del tipo que sea: acoso moral, sexual, por razón de sexo, trato degradante, hostil o humillante, violencia física, etc. Toda la plantilla de la empresa, sin excepción, debe quedar protegida bajo este protocolo de acoso. Además, no basta con contar con un plan antimobbing, es necesario que la empresa lleve a cabo una labor informativa y que exista una implementación real y un seguimiento de este tipo de actuaciones para activar el protocolo de acoso laboral cuando se requiera. La ausencia de un protocolo de prevención frente al acoso puede conllevar una sanción tipificada como grave de entre 751 a 7.500 euros.
• Reconocimientos médicos para toda la plantilla. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales es clara al respecto, y en su artículo 22 establece que «el empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo”, por lo tanto, el empresario tiene obligación de ofrecerlo.
• Registro salarial: El registro retributivo es un documento obligatorio desde marzo de 2019, en el que se debe recoger la información sobre los salarios de los trabajadores de la empresa. Debe incluir a directivos y altos cargos y segmentarlos por género. El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave que puede ser sancionada con hasta 7.500 euros.

Obligaciones adicionales de las empresas con 50 o más trabajadores:

• Canal de Denuncias: para garantizar que el personal de la empresa pueda comunicar las infracciones que ocurran en el ámbito laboral y que supongan una amenaza o perjuicio para el interés público.
• Contratación de personas con discapacidad: al menos un 2% deben ser trabajadores/as con discapacidad.
• Plan de Igualdad: para alcanzar la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres en las empresas.
• Plan LGTBI: protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra las personas LGTBI.

Somos especialistas en asesoría laboral, contáctanos si tienes alguna duda o si acabas de darte cuenta de que no tienes alguna de estas obligaciones implementada en tu empresa. Desde Medalva podemos ayudarte a hacerlo a través de:

• Consultorías de formación a medida, recurriendo a financiación privada o a través de la formación programada.
• Programación de conferencias y charlas para empresas sobre acoso laboral, igualdad o gestión de personas.
• Creación e implantación de Planes de Igualdad y auditorías salariales.
• Elaboración de Protocolos de Acoso y Plan LGTBI.

Equipo Medalva

Estrella Álvarez

Contenido supervisado por Estrella Álvarez, CEO de Medalva y asesora fiscal.